Gambar Taksi / Potret / Gambar Getty
Bersiap untuk pindah kantor atau bisnis bisa jauh lebih rumit daripada memindahkan rumah tangga. Mempersiapkan adalah kunci dan memastikan bahwa semua yang ada dalam daftar Anda lengkap adalah penting. Gunakan daftar periksa cepat ini sebagai panduan untuk menjaga perusahaan Anda tetap pada jalurnya.
Tentukan Kerangka Waktu dan Jadwal
Menentukan kerangka waktu Anda harus menjadi hal pertama yang Anda lakukan. Tetapkan tanggal ketika semua barang harus keluar dari ruang kantor, yang merupakan tanggal keluar terakhir Anda. Anda mungkin perlu beberapa hari untuk benar-benar pindah, tergantung pada berapa banyak barang yang harus Anda pindahkan. Bekerjalah mundur dari tanggal keluar Anda dan buatlah daftar semua hal yang perlu Anda lakukan sebelum truk tiba.
Tetapkan Tugas dan Atur Komite Pindah Jika Diperlukan
Merupakan ide bagus untuk melibatkan staf dalam tindakan awal. Panitia langkah tidak hanya dapat membantu Anda mengatur dan merencanakan langkah tersebut, tetapi juga membantu memudahkan transisi untuk seluruh staf. Mintalah komite meninjau semua tugas dan menugaskan peran sesuai kebutuhan. Saat langkah maju, Anda mungkin perlu menambahkan tugas ke daftar dan pastikan untuk menetapkan tugas juga — ada terlalu banyak yang harus dilakukan sendiri.
Menyiapkan Rencana Komunikasi Internal dan Eksternal
Sebuah rencana komunikasi internal akan memastikan karyawan mendapat informasi tentang rencana pemindahan sementara rencana eksternal akan membuat klien dan pemasok Anda tetap mengetahui perkembangan kegiatan bisnis Anda selama perpindahan sehingga Anda dapat menjaga bisnis Anda tetap beroperasi selama masa transisi.
Pekerjakan Penggerak
Seperti langkah apa pun, mempekerjakan penggerak yang baik membutuhkan waktu dan harus menjadi salah satu tugas pertama dalam daftar Anda. Mintalah seorang anggota staf mengembangkan daftar setidaknya lima perusahaan pemindahan, kemudian pastikan Anda menyelidiki mereka secara menyeluruh sebelum Anda merekrut. Tentukan anggaran, dapatkan penawaran, dan bandingkan layanan di perusahaan yang bergerak untuk memutuskan mana yang akan disewa.
Pekerjakan Pengemas Profesional
Jika anggaran bergerak Anda dapat mendukung mempekerjakan pengepak profesional, lakukanlah. Ini akan menyelamatkan Anda dan karyawan Anda dari keharusan mengemas area kantor yang umum dan seringkali merupakan ruang paling sulit untuk berkemas dan bergerak. Karyawan dapat diminta untuk mengepak meja atau kantor mereka karena juga memberikan kesempatan bagi staf untuk membersihkan ruang mereka dan menyingkirkan barang-barang yang tidak perlu mereka pindahkan.
Buat Rencana dan Tata Letak Kantor Baru
Di sinilah komite kepindahan Anda akan sangat membantu. Selalu sulit untuk pindah ke ruang baru tetapi ketika Anda harus mencari tahu ke mana segala sesuatu dan semua orang pergi, itu membutuhkan banyak waktu. Pastikan Anda tahu di mana setiap furnitur akan ditempatkan dan setiap karyawan akan duduk. Semakin detail rencananya, semakin baik.
Bicaralah dengan Vendor Anda Saat Ini
Memindahkan bisnis dapat berarti mengubah penyedia layanan. Periksa kontrak Anda kemudian putuskan apakah Anda akan tetap dengan vendor Anda saat ini atau jika Anda akan beralih. Anda perlu menentukan apa yang dibutuhkan ruang baru dalam hal saluran telepon dan infrastruktur jaringan. Bicaralah dengan pemilik dan vendor baru Anda untuk memastikan bahwa Anda tahu apa yang dibutuhkan ruang baru sehingga tidak ada kesenjangan dalam layanan. Untuk peralatan apa pun yang Anda sewa, hubungi dealer untuk memberi tahu mereka tentang perpindahan dan cara terbaik untuk membawa peralatan mereka ke lokasi baru.
Jaga Karyawan Diperbarui dan Diinformasikan
Langkah bisa sulit bagi karyawan. Ini bisa berarti perubahan dalam cara mereka bepergian dan apakah perjalanan mereka sekarang lebih lama daripada sebelum pindah. Jika Anda pindah ke ruang yang lebih kecil, maka staf perlu tahu bagaimana kantor akan ditugaskan dan seperti apa ruang baru mereka. Karyawan harus diberitahu pada setiap langkah dalam proses. Cobalah menjaga jadwal bergerak di papan buletin dapur atau ruang umum lainnya sehingga orang dapat melihat bagaimana segala sesuatu berkembang dan apa yang diharapkan dari mereka sebagai karyawan.
