Getty Images
Jadi, Anda memiliki semua hal ini untuk dilakukan setiap hari dan daftar tugas Anda sudah penuh - bagaimana Anda tahu apa yang harus dilakukan pertama, kedua dan ketiga?
Cukup banyak orang merasa bahwa mereka memiliki terlalu banyak untuk dilakukan dan terlalu sedikit waktu untuk melakukannya. Seringkali, perasaan kewalahan itu berasal dari ketidakmampuan untuk memprioritaskan semua tugas yang tampaknya mendesak itu. Jika Anda merasa daftar tugas Anda bertambah panjang dari menit ke menit dan Anda bahkan tidak tahu harus mulai dari mana, inilah cara mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memprioritaskan tugas Anda.
1. Buat Daftar
Sebelum Anda mencoba menyortir kewajiban Anda sesuai kepentingan, luangkan waktu untuk menyusun daftar lengkap semua yang Anda butuhkan atau ingin Anda selesaikan. Bagilah daftar Anda menjadi beberapa bagian untuk berbagai jenis tugas. Kategori-kategori ini dapat meliputi:
Tugas Harian atau Mingguan
Ini adalah "to-dos" biasa yang bisa bersifat pribadi (perencanaan makanan dan belanja bahan makanan) atau yang berhubungan dengan pekerjaan (pertemuan tim mingguan). Jika Anda sudah mengikuti rutinitas harian, Anda akan terbiasa dengan tugas-tugas ini; jika tidak, ini saat yang tepat untuk membuatnya. Apa yang Anda sertakan dapat bervariasi - beberapa orang akan melihat tidak perlu mengingatkan diri mereka sendiri untuk memeriksa email atau membeli bahan makanan, tetapi yang lain akan menghargai pengingat terstruktur untuk melakukan tindakan tertentu pada waktu tertentu atau pada hari-hari tertentu.
Tugas Dengan Batas Waktu
Ini, jelas, perlu dilakukan pada tanggal tertentu dan memerlukan persiapan terlebih dahulu. Contohnya bisa berupa kertas sekolah yang jatuh tempo dalam tiga minggu atau pesta yang Anda rencanakan selama enam bulan dari sekarang. Tugas-tugas semacam ini - sering disebut proyek - nantinya dapat dipecah menjadi komponen-komponen yang lebih kecil - misalnya, "menulis kertas" dapat dipecah menjadi membaca buku-buku yang relevan, mengatur catatan Anda, menulis garis besar, menulis draf pertama, dan sebagainya. di.
Tugas Berulang
Ini tidak terjadi pada frekuensi harian atau mingguan, tetapi mereka juga bukan proyek satu kali. Tugas berulang dapat mencakup penunjukan dokter gigi atau melakukan pajak triwulanan Anda.
Motivasi Diri, Tugas yang Diperlukan
Ini adalah tugas atau proyek yang Anda tahu harus Anda lakukan, tetapi tidak ada yang akan membuat Anda. Mereka jarang, jika pernah, memiliki batas waktu bawaan. Pikirkan tentang meningkatkan situs web bisnis kecil Anda atau menemukan penyedia perawatan primer baru.
Motivasi Diri, Tugas Tidak Perlu
Ini adalah kegiatan yang lebih menyenangkan yang cenderung jatuh di pinggir jalan sebagai tugas-tugas lain yang lebih jelas diperlukan menggiring mereka keluar. Pikirkan membaca untuk kesenangan atau mengerjakan hobi.
Suatu hari Tugas
Tugas-tugas ini berkeliaran di bagian bawah daftar tugas Anda atau bagian belakang pikiran Anda, tetapi biasanya tidak harus dilakukan segera, atau pernah. Contoh: cat radiator Anda.
2. Atur Daftar Anda
Setelah Anda mendaftar semuanya, Anda bisa mencari tahu apa yang harus dilakukan terlebih dahulu dan mengatur jadwal Anda. (Cara Anda melakukan ini secara fisik - pada selembar kertas, perencana, aplikasi, kalender online, atau lainnya - hal yang kurang penting daripada Anda memilih metode yang cocok untuk Anda dan yang akan Anda gunakan.) Berikut adalah beberapa kriteria untuk memikirkan:
Mendesak atau Penting
Semua tugas dapat diurutkan ke dalam satu dari empat kategori. Tugas yang mendesak dan penting harus dilakukan terlebih dahulu, sesegera mungkin; tugas yang mendesak tetapi tidak penting dapat didelegasikan jika mungkin, tetapi jika tidak, jadwal Anda harus mencakup fleksibilitas yang cukup dan waktu ekstra untuk mengakomodasi mereka ketika mereka muncul; tugas-tugas penting tetapi tidak mendesak harus direncanakan dengan baik sebelumnya sehingga tidak menjadi mendesak; tugas-tugas yang tidak penting atau mendesak dapat berpotensi dihilangkan, meskipun jika Anda menikmatinya, mereka harus dikerjakan dalam jadwal Anda sehingga mereka tidak akan disibukkan oleh kewajiban yang lebih menuntut.
Nilai Nilai
Anda dapat menilai nilai suatu tugas dengan beberapa cara. Satu mungkin apakah orang lain terkena dampak, dan seberapa penting orang-orang itu bagi Anda (persetujuan atasan Anda dan kesejahteraan anak-anak yang bergantung pada Anda menjadi lebih penting daripada, katakanlah, pendapat sekelompok orang asing yang Anda setujui untuk bergabung di pertemuan.) Anda juga dapat menetapkan nilai tinggi untuk tugas-tugas yang Anda lihat membayar dalam jangka panjang, atau bahwa Anda hanya menemukan hadiah.
Satu referensi yang mungkin akan Anda temui ketika membaca tentang memprioritaskan tugas adalah aturan 80-20 atau Prinsip Pareto, yang menyatakan bahwa 80% efek berasal dari 20% penyebab. Ini mungkin atau mungkin tidak terbukti benar untuk Anda, tetapi ini merupakan pengingat yang baik untuk mengidentifikasi apa yang sebenarnya Anda habiskan waktu dan usaha Anda yang terbayar.
Pengaturan waktu dan Fleksibilitas
Jadwal yang berfungsi memungkinkan untuk perubahan dan mengenali batasan waktu. Bersikap realistis saat memprioritaskan dan merencanakan hari-hari Anda. Jika ragu, melebih-lebihkan waktu yang diberikan tugas.
Jika dua tugas jatuh tempo pada saat yang sama, memilih mana untuk memulai tergantung pada bagaimana Anda bekerja terbaik. Beberapa orang memilih untuk mendapatkan tugas yang lebih sederhana agar tidak berkonsentrasi pada tugas yang lebih rumit; yang lain akan merasa diyakinkan jika mereka memulai tugas yang sulit terlebih dahulu, dan menyelesaikan sebagian atau semuanya sebelum melanjutkan. Ingatlah bahwa Anda tidak harus mengambil satu tugas atau proyek dari awal hingga selesai sebelum pindah ke yang lain - kecuali, tentu saja, Anda merasa bekerja dengan cara itu meningkatkan produktivitas Anda.
Batasi tugas wajib harian Anda menjadi paling banyak tiga. Hari itu juga dapat mencakup tugas-tugas kecil yang lebih rutin atau kurang penting atau mendesak, tetapi memuat tugas-tugas besar mungkin akan menyebabkan stres dan kekecewaan.
Ingatlah bahwa prioritas dapat berubah - jika bos Anda ingin Anda melakukan sesuatu sekarang, prioritas pertama Anda sebelumnya mungkin akan terbentur ke yang kedua. Itu semua semakin banyak alasan untuk membangun lebih banyak waktu dalam jadwal Anda untuk memungkinkan fleksibilitas.
3. Tugas Batch
Tugas batch adalah salah satu cara paling efektif dan efisien untuk menyelesaikan tugas-tugas yang mengganggu dan dilakukan sepanjang waktu. Batching berarti Anda mengerjakan jenis tugas yang sama berulang kali sebelum beralih ke pekerjaan lain. Langkah pertama adalah mengidentifikasi tugas yang Anda lakukan berulang-ulang dan kemudian mengatur alur kerja sederhana untuk mereka ikuti. Kemudian, Anda menangani tugas-tugas itu secara bersamaan menggunakan alur kerja itu.
Batching membutuhkan penyelesaian tugas serupa yang membutuhkan sumber daya serupa dalam "batch" untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Berikut adalah beberapa contoh:
- Bayar semua tagihan Anda secara bersamaan. Buka semua email Anda sekali seminggu dan lakukan tindakan itu daripada membiarkannya menumpuk setiap hari dan tidak pernah sampai ke sana
Batching memungkinkan Anda untuk masuk ke groove melakukan tugas yang sama berulang-ulang sehingga Anda tidak perlu membuang waktu untuk mencari tahu instruksi atau apa yang harus Anda lakukan selanjutnya.
4. Hilangkan Tugas
Setelah Anda mencantumkan semua tugas dan mengurutkannya dari yang paling penting ke yang paling tidak penting, akan menjadi tugas yang jelas di bagian bawah daftar. Ini terkadang dapat didelegasikan kepada orang lain, tetapi jika itu tidak mungkin, Anda harus memutuskan apakah akan menjadwalkan waktu untuk mereka atau menghilangkannya.
Anda mungkin memiliki tugas dalam daftar yang tidak harus Anda lakukan atau bahkan ingin lakukan, tetapi Anda merasa terdesak untuk menambahkan pada suatu saat (pergi ke gym, menghadiri klub buku.) Ini dapat dihilangkan seluruhnya.
Akhirnya, adalah mungkin untuk melakukan terlalu banyak pekerjaan - jika Anda tidak dapat menyelesaikan semuanya, evaluasi beban kerja Anda untuk menentukan apakah Anda hanya perlu latihan lagi untuk memprioritaskan atau apakah Anda harus memberi tahu seseorang bahwa Anda tidak dapat lagi melanjutkan melakukan tugas tertentu.
