Gambar Epoxydude / Getty
Mempelajari cara mengelola surat Anda merupakan tugas organisasi yang sangat menakutkan karena Anda tidak bisa hanya mengatur surat secara visual; Anda harus membaca dan menyentuh setiap dokumen untuk mengajukan atau membuang. Yang mengatakan, cara terbaik untuk memulai adalah dengan melompat dan melakukannya sekarang.
-
Dump the Junk
TEK IMAGE / Getty Images
Kurangi jumlah surat yang Anda terima dengan menghentikan masuknya surat sampah.
Berhenti berlangganan dari semua katalog –– ya, semuanya. Anda dapat menemukan kontennya secara online. Sebagian besar mencetak dengan instruksi untuk berhenti berlangganan, atau Anda dapat melakukannya secara online. Mengurangi jumlah junk mail yang Anda terima akan mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengelola email Anda. Ini juga baik untuk lingkungan.
Setelah berhenti berlangganan dari segalanya, kotak surat Anda akan bebas dari junk mail untuk sementara waktu, tetapi perlahan-lahan akan mulai menumpuk lagi. Terus menghapus diri Anda dari milis secara berkelanjutan atau menyisihkan waktu setiap enam bulan atau lebih untuk menghapus nama Anda dari daftar apa pun yang telah Anda tambahkan.
-
Jadwalkan Itu
Gambar Fancy / Veer / Corbis / Getty
Kebanyakan orang memilah-milah surat sambil berjalan di pintu setelah bekerja dan sering berhenti di tengah untuk menyimpan mantel mereka atau mengalihkan perhatian mereka untuk apa makan malam. Tahan keinginan untuk mengelola surat sampai Anda punya waktu dan perhatian untuk diberikan pada tugas ini. Inilah alasannya:
- Jika Anda memilih jalan di pintu, kemungkinan Anda tidak siap untuk mengelola surat pada saat itu. Anda memerlukan alat yang tepat dan perhatian untuk memutuskan cara menggunakan atau membuang setiap lembar. Jangan pernah menyentuh selembar kertas lebih dari sekali jika Anda tidak perlu melakukannya. Inilah yang membuat manajemen kertas sangat melelahkan: Anda harus membacanya setiap waktu! Tunggu hingga Anda siap untuk mengelola dan membuang.
-
Gunakan Alat yang Tepat
Foto / Sesama
Siapkan alat yang tepat untuk membuang, mendaur ulang, atau menanggapi surat Anda. Ini termasuk:
- ShredderRecycling sistem dan kalender binFiling
Jangan bawa shredder dan tempat sampah daur ulang di kamar terpisah. Mereka harus ada di sebelah Anda saat Anda bekerja sehingga Anda dapat segera mengambil tindakan. Dengan cara ini, Anda tidak akan memiliki tumpukan kertas yang menunggu untuk didaur ulang dan diparut di seluruh rumah.
-
Membangun Sistem
IPGGutenbergUKLtd / Getty Images
Ada tiga permainan akhir untuk setiap bagian surat:
- Ambil tindakan dengan surat yang membutuhkan perhatian sekarang atau akhirnya. Selipkan roti itu ke dalam kategori lebih lanjut seperti arsip, menanggapi, tindakan segera, dll. Daur ulang junk mail yang tidak memiliki nilai bagi Anda dan tidak ada informasi identitas di luar nama Anda. Rusakkan sepotong surat yang memiliki informasi identitas di luar nama Anda dan alamat. Ini akan mencakup nomor jaminan sosial, tanggal lahir, penawaran kartu kredit, dan banyak lagi.
-
Tetaplah begitu
Toko Kontainer
Sekarang setelah sistem Anda mati, Anda harus terus menggunakannya. Jika Anda tidak punya waktu setiap hari untuk mencurahkan penyortiran surat Anda, letakkan di kotak masuk di meja Anda, di dekat pintu masuk Anda, atau di sudut di meja dapur Anda. Berencana untuk menghabiskan waktu sekali atau dua kali seminggu untuk menyortir setiap bagian surat sehingga Anda tidak kehilangan sesuatu yang penting.
