Gambar nirat / Getty
Tumpukan kertas itu menyebalkan, dan mengelola sistem pengarsipan di rumah bisa menjadi hambatan. Namun, Anda perlu menggantung pada beberapa dokumen karena Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan membutuhkannya.
Berapa lama Anda perlu menyimpan pajak, kwitansi, laporan bank, dan dokumen penting lainnya? Setiap jenis dokumen berbeda sehingga Anda ingin memastikan semua dokumen Anda cukup lama sebelum Anda menghidupkan shredder, bahkan jika Anda merasa sudah selesai menggunakannya.
Mempertahankan Sistem Pengarsipan Rumah yang Bisa Digunakan
Salah satu kunci untuk menciptakan sistem pengarsipan rumah yang bisa diterapkan adalah mulai mengurangi jumlah kertas yang Anda terima. Ini benar-benar dapat mengurangi jumlah kertas yang harus Anda hancurkan atau arsipkan. Ini berarti menyingkirkan junk mail, mendaftar untuk tagihan elektronik, dan tidak menerima selebaran, kupon yang tidak akan pernah Anda gunakan, katalog yang tidak akan pernah Anda baca, atau ephemera lain yang Anda merasa perlu bertahan ketika Anda tahu Anda sungguh tidak.
Langkah kedua adalah memastikan Anda memiliki sistem manajemen surat yang baik. Semakin efisien Anda menangani surat ketika masuk, semakin jarang Anda harus melakukan sesi besar pengarsipan, penghancuran, dan daur ulang.
Siapkan Sistem Elektronik
Menyingkirkan pengarsipan kertas Anda dengan mengatur sistem pengarsipan elektronik akan menghemat ruang Anda dan menyingkirkan Anda dari kekacauan kertas. Saat ini, sistem pengarsipan elektronik sangat masuk akal karena lebih mudah dari sebelumnya.
Untuk memulai, Anda memerlukan pemindai dan tempat untuk menyimpan file Anda: sistem folder pada komputer dan cadangan di cloud, serta hard drive eksternal. Semakin banyak cadangan yang Anda miliki — di rumah dan di luar lokasi — semakin Anda siap untuk membuang tumpukan dokumen tanpa khawatir kehilangan sesuatu yang penting.
Mengatur folder umum untuk berbagai jenis dokumen (misalnya rumah tangga, pajak, mobil, akta kelahiran, dll.) Anda tidak perlu terlalu teliti dalam menyimpan dokumen karena sistem pengarsipan elektronik dapat dicari.
Kemudian, pindai setiap dokumen dan simpan dalam folder sesuai dengan isinya. Pastikan untuk memberikan masing-masing nama file unik untuk menggambarkannya sehingga dapat ditemukan dengan cepat melalui fungsi pencarian komputer Anda. Juga, menambahkan tanggal di akhir nama file dapat membantu Anda membedakan jenis dokumen yang sama dari periode waktu yang berbeda. Misalnya, alih-alih memanggil tagihan utilitas Anda utilitystatement.pdf, sebutkan saja utilitystatement-Feb2019.pdf.
Ada juga sejumlah aplikasi yang tersedia yang dapat membantu Anda dengan cepat merekam dan menyimpan berbagai dokumen. Banyak yang dapat dikelola melalui ponsel cerdas atau tablet Anda, sehingga Anda dapat menyingkirkan dokumen (terutama kwitansi) ketika Anda berada di dekat komputer rumah Anda.
Menyimpan Salinan
Untuk dokumen Anda yang paling penting, para ahli menyarankan untuk menyimpan banyak salinan. Itu mungkin berarti menyimpan satu salinan di penyimpanan cloud Anda dan yang lain di hard drive. Ini juga bisa berarti menyimpan satu salinan dalam pengarsipan elektronik Anda dan satu hard copy dalam brankas tahan api.
Dokumen untuk Menyimpan Selamanya
Sejumlah dokumen harus disimpan selamanya. Ini adalah yang paling penting yang mungkin Anda butuhkan setiap saat di masa depan karena berbagai alasan. Memastikan bahwa mereka disimpan di tempat yang aman dan salinannya aman akan menghemat banyak waktu saat dibutuhkan.
- Catatan akademis: Ijazah, transkrip, dan semua pekerjaan portofolio yang dapat digunakan di masa depan ketika melamar pekerjaan. Makalah adopsiSertifikat baptisanSertifikat kelahiran: Sertifikat kematian: Mungkin diperlukan untuk keperluan pajak. Lisensi pekerjaan ulasan kinerja. Catatan medis. Catatan militer Paspor. Catatan pensiun dan pensiun Kartu Keamanan Sosial
Dokumen untuk disimpan untuk periode waktu tertentu
Bayangkan memiliki rekening bank seumur hidup dan tagihan yang menumpuk di meja Anda. Bahkan setelah hanya satu dekade, tumpukan itu sepertinya akan sangat besar. Ada banyak jenis dokumen — kebanyakan finansial — yang harus Anda simpan untuk jangka waktu tertentu, tetapi tidak perlu disimpan selamanya. Anda mungkin perlu referensi mereka bulanan atau mingguan untuk sementara waktu, kemudian mereka hanya menjadi selembar kertas yang tergeletak di sekitar menciptakan kekacauan.
Bagian yang sulit adalah mengetahui kapan Anda bisa menyingkirkan jenis-jenis catatan ini. Tidak ada jawaban yang baik untuk semuanya, tetapi pedoman yang direkomendasikan berdasarkan apa itu:
- Laporan bank: Satu bulan Tagihan: Satu tahun untuk pajak apa pun atau garansi terkait; semua tagihan lainnya harus dihancurkan segera setelah mereka dibayar. Tagihan kartu kredit: Rusak segera saat dibayar. Penerimaan perbaikan rumah: Tetap sampai rumah dijual. Catatan investasi: Tujuh tahun setelah Anda menutup akun atau menjual keamanan. Pemberitahuan: Pertahankan sampai Anda pindah dan telah menerima setoran Anda kembali dari pemiliknya. Periksa dan bayar stub: Satu tahun, atau sampai Anda menerima pernyataan W-2 Anda untuk tahun pajak itu. Penerimaan penjualan: Simpan untuk masa garansi untuk pembelian besar seperti peralatan dan elektronik. Untuk hal-hal seperti bahan makanan dan pakaian, simpan saja tanda terima sampai Anda tahu bahwa tidak akan diperlukan untuk mengembalikan barang dagangan. Dokumen pajak: Tujuh tahun, termasuk pengarsipan Anda dan semua dokumen yang menyertainya seperti W-2s dan tanda terima. Catatan kendaraan: Simpan hingga perahu, mobil, atau motor terjual.
Cara Menyingkirkan Dokumen
Mencacah dokumen adalah cara utama untuk melindungi diri Anda dari pencurian identitas. Sebagai aturan umum, ada dokumen tertentu yang benar-benar harus dihancurkan. Ini termasuk apa pun yang memiliki nomor akun, tanggal lahir, nama gadis, kata sandi dan PIN, tanda tangan, dan nomor Jaminan Sosial.
Jika dokumen masih "aktif" - Anda harus menyimpannya untuk referensi - menempatkannya di sistem pengarsipan rumah Anda berdasarkan topik. Hancurkan mereka hanya sekali tidak digunakan lagi.
Dokumen Apa yang Rusak
Setelah Anda selesai dengan dokumen-dokumen ini dan tidak lagi membutuhkannya, silakan robek:
- Kwitansi ATM Pernyataan bankKopi akta kelahiranKecantikan dan batal cek Tagihan kartu kreditLaporan kreditLisensi karyawan (kedaluwarsa) Dokumen ketenagakerjaan yang memiliki informasi pengenalPaspor dan visa palsuPengumuman akun investasiDokumen resmiInvestasi, stok, dan transaksi propertiMasemen dengan tanda tangan (sewa, kontrak, surat, dll.) Tagihan catatan gigiKertas dengan nomor Jaminan SosialKata-kata sandi atau nomor PINTopong pembayaran Aplikasi kartu kredit yang disetujui sebelumnyaMenerima dengan memeriksa nomor rekening, nomor kartu kredit, atau informasi pengenal lainnya. Formulir perjalananTranskrip dengan informasi pengidentifikasi internet, dll.)
Segala hal lain — seperti dokumen — Anda bisa mendaur ulang. Pastikan Anda memiliki sistem pengarsipan yang fleksibel sehingga Anda dapat menyimpan dokumen-dokumen ini. Ini juga merupakan ide yang baik untuk membiasakan membaca dokumen Anda secara teratur. Cobalah untuk melakukan ini ketika membayar tagihan, mengajukan pajak, atau mengurus tugas yang sama berulang sehingga Anda tidak lupa dan dokumen Anda menjadi tidak terkendali.
