Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
Email adalah salah satu cara utama orang mengirim komunikasi tertulis sekarang, dan sepertinya tidak akan pernah berubah. Mudah, cepat, dan tidak memerlukan prangko.
Lewat sudah hari-hari ketika Anda harus menunggu seminggu atau lebih untuk surat atau tanggapan dalam surat. Tidak perlu melakukan lari darurat ke kantor pos untuk menimbang amplop Anda dan mengambil perangko yang cukup untuk tagihan dan surat. Bahkan, banyak orang bahkan tidak pernah menyapa sebuah amplop atau mengirim surat melalui Kantor Pos AS.
Email telah menjadi salah satu cara termudah dan tercepat untuk berkomunikasi baik secara pribadi maupun dalam bisnis. Ini telah menjadi fenomena yang membuat Layanan Pos Amerika Serikat yang paling terpercaya berjuang untuk menemukan cara untuk bertahan dalam bisnis.
Maka tidak mengherankan bahwa etiket email, sering disebut sebagai Netiquette, adalah topik hangat untuk budaya saat ini. Email dikirim setiap hari oleh sebagian besar penduduk Amerika. Sebagian besar bisnis menggunakan email untuk berkomunikasi dengan karyawan sepanjang hari. Hampir setiap rumah tangga memiliki setidaknya satu komputer dengan akses internet dan di dalam rumah tangga itu terdapat ibu, ayah, anak-anak, remaja dan bahkan kakek-nenek, dengan semua atau sebagian besar dari mereka menerima dan mengirim email.
Kita hidup dalam gelombang mikro, masyarakat berbasis internet, dan tidak ada yang mau meluangkan waktu untuk menulis surat tulisan tangan, meskipun itu jauh lebih intim dan pribadi. Namun, ada banyak kondisi di mana email berfungsi lebih baik daripada surat siput. Berikut ini beberapa etiket dan larangan yang harus diingat ketika Anda membuat catatan email.
- Mempersiapkan. Sebelum Anda mulai mengetik email, apakah itu catatan awal atau respons, Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang ingin Anda komunikasikan. Singkatnya, apa tujuan Anda menulis? Setelah Anda tahu, Anda dapat membaca email yang lengkap sebelum mengirimnya untuk memastikan Anda telah mencapai tujuan Anda. Jika itu membuat nilai, maka kirimkan; jika teksnya membingungkan, keras, atau tidak jelas, maka mungkin Anda harus mulai lagi. Menyampaikan. Ingatlah bahwa Anda berkomunikasi dengan orang sungguhan yang akan menerima surat ini. Dengan mengingat hal itu, Anda harus memanggil orang itu dengan namanya dan bersikap hormat. Jika ini merupakan respons terhadap email yang diterima, Anda harus meluangkan waktu untuk menjawab pertanyaan atau permintaan di awal catatan. Bernafas. Kita semua bersalah pada beberapa titik karena kehilangan ketenangan kita. Jika Anda menerima email yang membuat Anda marah atau kesal, jangan merespons dengan cara apa pun. Ambil jalan raya dan jawablah hanya untuk mengakui tanda terima atau luangkan waktu sebelum merespons agar Anda dapat tenang dan membalas dengan pesan yang dipikirkan dengan matang. Anda tidak pernah ingin menanggapi email (atau bentuk komunikasi lainnya) dengan marah. Ketika kita marah, kita cenderung mengatakan (atau menulis) hal-hal yang tidak kita maksudkan atau tidak perlu katakan. Ingatlah bahwa setelah email Anda dikirim, itu ada di sana selamanya. Bersikap transparan. Baris subjek Anda harus benar-benar mewakili alasan Anda menghubungi penerima. Gunakan frasa yang berhubungan dengan subjek surat. Ini benar apakah Anda menulis email bisnis atau pribadi. Misalnya, jika Anda menulis email kepada ibu Anda tentang kunjungannya minggu depan, baris subjek Anda harus membaca, seperti, "Kunjungan Anda." Penelitian. Jika Anda mengirim email ke rekanan bisnis, pantas bagi Anda untuk menggunakan nama belakang dan jabatannya. Lakukan penelitian dan alamat penerima dengan benar. Presiden perusahaan dapat disebut sebagai Tuan Taylor atau Presiden Taylor. Cek ejaan. Penggunaan pemeriksaan ejaan penting ketika Anda berkomunikasi secara tertulis. Saat Anda mengirim catatan yang penuh kesalahan, pesan itu menunjukkan bahwa Anda ceroboh atau tidak memperhatikan detail. Cobalah untuk selalu menjalankan pemeriksaan ejaan atau menggunakan program yang mengoreksi otomatis. Dan kemudian membacanya lagi untuk memastikan bahwa kata-kata yang ingin Anda gunakan tidak dikoreksi otomatis untuk sesuatu yang berbeda. Proofread. Anda harus mengambil beberapa detik atau menit tambahan yang diperlukan untuk melakukan pengoreksian cepat dari setiap email yang akan Anda kirim. Luangkan waktu ini untuk mengedit kalimat canggung atau menempatkan tanda baca yang hilang. Perhatikan nada. Terkadang surel berbeda dari yang Anda maksud. Nada email Anda sangat penting dan sama pentingnya dengan pesan Anda. Karena ini adalah komunikasi tertulis, Anda harus memastikan bahwa nada suara Anda menyenangkan dan itu adalah representasi sebenarnya dari apa yang ingin Anda katakan. Ingatlah bahwa penerima Anda tidak dapat mendengar suara tawa atau melihat senyum di wajah Anda. Kecuali jika Anda ingin mengawali semua yang Anda tulis, Anda harus menghindari bahasa apa pun dalam email yang dapat disalahartikan dengan cara apa pun. Pendek dan manis. Cobalah untuk tidak menulis novel ketika Anda mengirim email. Kebanyakan orang benar-benar tidak ingin membaca sebanyak itu di surel. Jika email itu panjang, cobalah untuk membantu penerima dengan menyoroti konsep-konsep utama, menggunakan poin-poin, atau merangkum subjek dalam paragraf pembuka. Berkomunikasi dengan baik. Anda tidak ingin membingungkan pembaca Anda, jadi luangkan waktu untuk menjadi jelas dan ringkas dalam tulisan Anda. Jika Anda mengirim email ke teman, Anda bisa lebih santai dalam gaya menulis Anda. Namun, jika ini adalah komunikasi bisnis, gunakan tata bahasa yang tepat dan hindari menggunakan simbol atau emoji yang membuat Anda terlihat kurang profesional.
Komunikasi email sangat populer. Luangkan waktu untuk menerapkan Aturan Emas, dan Anda akan berusaha keras untuk menjadi pro netiket yang dipoles.
