Gambar Portra / Getty
Sebagian besar organisasi yang memiliki lebih dari segelintir orang perlu memiliki strategi komunikasi yang kuat untuk komunikasi internal dan eksternal. Apakah itu pemberitahuan tentang perubahan kebijakan, prosedur sehari-hari, atau apa pun di bawah sinar matahari, karyawan perlu tahu tentang hal-hal penting.
Ini juga termasuk mengembangkan rencana untuk pemindahan kantor dan mengembangkan daftar periksa pemindahan.
Meskipun Anda mungkin berpikir bahwa ada begitu banyak langkah untuk perencanaan dalam perpindahan kantor sehingga Anda tidak punya waktu untuk mempertimbangkan komunikasi, Anda benar-benar perlu mengambil satu atau dua hari untuk membuat strategi perusahaan yang akan membuat karyawan dan klien Anda tetap sadar perubahan yang akan datang.
Yang cukup penting, Anda ingin membuat karyawan Anda terlibat langsung dalam pemindahan karena mereka kemungkinan besar akan paling terpengaruh oleh pemindahan tersebut.
Pesan Internal Kunci
Pesan-pesan utama harus melibatkan waktu, pengepakan, penutupan kantor, tata letak kantor baru, dan detail tentang lokasi baru.
- Timeline: Pastikan Anda mencantumkan semua langkah kunci dari langkah ini sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dan kapan. Instruksi pengepakan: Memberi staf instruksi tentang cara mengemas kantor atau ruang kecil mereka untuk dipindahkan. Ini harus mencakup di mana mendapatkan bahan pengepakan, apa yang bertanggung jawab atas pengemasan, dan tenggat waktu. Pemberitahuan lanjutan dari setiap penutupan kantor: Selama perpindahan, Anda mungkin perlu menutup kantor untuk memungkinkan pengemasan akhir dan pemindahan peralatan kantor dan perabotan. Pastikan staf Anda mengetahui tanggal-tanggal ini dan jika dan bagaimana bisnis akan berlanjut selama perpindahan dan bagaimana ini akan memengaruhi jadwal kerja dan beban kerja mereka. Paket kantor baru: Staf akan ingin tahu sejak awal seperti apa ruang baru itu dan bagaimana kantor akan didirikan. Akankah mereka masih memiliki ruang sendiri atau apakah mereka sekarang akan berada di bilik atau denah terbuka? Pastikan Anda membuat cara untuk memberi tahu staf tentang bagaimana ruang kerja mereka mungkin berubah. Lokasi baru, parkir, dan opsi perjalanan: Memberi staf semua informasi yang mereka butuhkan tentang lokasi baru sehingga mereka dapat menyiapkan transportasi ke ruang baru.
Cara untuk Mengomunikasikan Tujuan kepada Staf
Cara Anda menyampaikan pesan harus diputuskan berdasarkan jenis pesannya. Misalnya, garis waktu dapat dengan mudah dikirimkan melalui intranet perusahaan Anda; sedangkan, penutupan kantor paling baik disajikan pada rapat staf untuk memastikan pertanyaan dapat ditanyakan dan dijawab.
- Intranet: Untuk perusahaan atau organisasi yang memiliki intranet, ini biasanya merupakan platform terbaik untuk sebagian besar pesan. Ini memungkinkan pembaruan yang mudah ke file dan informasi yang dapat menjangkau semua karyawan. Pertemuan tatap muka: Apapun pesannya, rapat staf adalah tempat yang baik untuk membuat pengumuman dan memungkinkan staf kesempatan untuk berdiskusi lengkap. Anda juga dapat menggunakan waktu rapat untuk meninjau bagaimana informasi akan dikomunikasikan sehingga staf tahu mereka akan terus diberi informasi. Email: Walaupun email itu mudah, itu tidak selalu merupakan cara terbaik untuk menyampaikan informasi. Anda tidak ingin mengirimkan begitu banyak email sehingga orang tidak dapat menemukan informasi ketika mereka membutuhkannya. Jika Anda menggunakan email, pastikan Anda hanya menggunakannya untuk memberi tahu orang-orang di mana mereka dapat memperoleh informasi. Folder umum: Jika Anda tidak memiliki intranet, buat folder bersama di drive jaringan yang dapat diakses semua orang. Papan buletin: Anda dapat menggunakan ruang fisik untuk mengirim informasi. Orang-orang dapat sering memeriksanya, dan itu juga menyediakan tempat di mana orang dapat berkumpul dan mendiskusikan keprihatinan mereka.
